À cause de la crise sanitaire, tout le monde s’est vu dans le devoir de réévaluer sa vie, son travail et ses relations sociales. La transition vers le format virtuel, de plus en plus commune, s’impose désormais comme étant nécessaire et continue d’avancer à grands pas pour sauver la situation. C’est surtout le cas pour les activités commerciales et professionnelles, où plusieurs entreprises se sont vues obligées de mettre à jour leur système selon de nouveaux critères afin de continuer à exercer leur fonction. Dans cet article, nous vous expliquerons comment organiser et réussir un congrès en ligne pour rester dans la course et continuer à réaliser tout ce que vous aviez planifié avant cette “nouvelle normalité”.
Qu’est-ce qu’un congrès en ligne ?
Un congrès est une réunion entre des professionnels d’un même secteur et dure normalement plusieurs jours. Pendant cette période, les participants partagent des connaissances et des idées au sujet d’un thème spécifique. La version en ligne de ce type d’événements peut avoir plusieurs avantages, par exemple, elle est instantanée et plus économique si l’on dispose déjà des portails digitaux nécessaires, elle ne limite pas l’assistance à un emplacement géographique et le streaming donne la possibilité de ne pas rater l’événement sans avoir à assister au direct.
Objectifs du congrès : Cela vaut-il la peine de l’organiser en ligne ?
C’est la première question que vous devez vous poser avant de décider comment organiser et réussir un événement en ligne car, selon les activités du programme, cela pourrait ne pas être votre meilleure option.
Un congrès inclut des éléments incontournables tels que des discussions, des débats, des échanges de connaissances et d’avis entre les professionnels d’un secteur, mais comprend aussi parfois des aspects difficiles à calquer dans un format en ligne tels que les expositions et les travaux manuels.
Évaluer le type de contenu et les possibilités que vous offre la technologie sera primordial pour savoir si le congrès sera un succès ou pas.
Comment organiser et réussir un congrès en ligne
Après avoir défini les principaux facteurs du congrès en ligne (dates, horaires, prix, public cible, structure générale, etc.), l’étape suivante consiste à créer une page web qui inclura toutes ces informations.
Site web officiel de l’événement
Cela permettra aux participants potentiels de s’informer sur tous les détails du congrès facilement et rapidement. La page web peut aussi inclure un formulaire d’inscription simple et intuitif.
Contenu
Comme mentionné précédemment, le contenu doit pouvoir s’adapter obligatoirement au portail numérique et être réalisé à 100 % en ligne. Cela signifie que la plateforme utilisée doit non seulement offrir la possibilité de diffuser des discussions, des débats et des présentations, mais aussi inclure des forums interactifs entre les exposants et le reste des participants, en plus d’autres éléments pouvant s’avérer utiles selon la nature du congrès.
Plateforme de streaming
Pour pouvoir interagir dans un congrès en ligne, il faut nécessairement utiliser une plateforme de streaming à laquelle chaque personne inscrite peut se connecter pour participer aux activités. Cette plateforme doit permettre de diffuser l’intégralité du contenu du programme sans problème technique, gérer la totalité des données et interactions des participants inscrits et traiter tout changement de programme susceptible d’avoir lieu.
Merchandising
Même si le congrès se passe en ligne, il ne faut pas négliger l’un des éléments les plus classiques pour ce type d’événements : les articles promotionnels. Vous pouvez envoyer les documents à vos clients au format numérique ou, mieux encore, leur envoyer un kit de congrès par la poste avant la date du congrès. Vous pouvez également leur offrir une clé USB personnalisée pour sauvegarder le contenu du congrès. Cela les fera sentir accompagnés et créera un sentiment d’appartenance à l’événement.
Promotion de l’événement : Les réseaux sociaux sont votre meilleur allié
L’organisation d’un événement peut être parfaite, mais sans une excellente publicité qui touche le public cible, ce sera voué à l’échec. En effet, la promotion d’un événement ne doit pas être négligée car elle est tout aussi importante que les autres phases et c’est elle qui permet d’obtenir de nouveaux participants.
Dans ce sens, les réseaux sociaux sont l’outil de communication idéal et votre meilleur allié pour faire connaître votre activité.
Facebook, Instagram, Twitter ou même Whatsapp, n’hésitez pas à connecter continuellement votre événement aux réseaux sociaux pour toucher votre audience cible. De plus, pour assurer le succès de l’événement, vous pouvez réaliser des promotions payantes selon la segmentation de votre public.
Évaluation et analyse des résultats : attentes satisfaites ?
Même si le congrès arrive à sa fin, il reste à effectuer l’une des phases les plus importantes de tout projet : l’évaluation des résultats.
Cela inclut non seulement les avis des participants mais aussi la réalisation des objectifs prédéfinis.
Pour savoir ce que les participants au congrès en ligne en ont pensé, vous pouvez créer un questionnaire que vous leur enverrez par e-mail à l’adresse utilisée lors de l’inscription sur le site. Vous pouvez leur poser des questions précises et laisser aussi de l’espace pour des commentaires libres où ils pourront parler de ce qui leur a plu et ce qui pourrait être amélioré.
Ce genre de feedback permet de détecter les problèmes et de les résoudre afin de s’assurer que chaque nouveau congrès en ligne sera toujours mieux que le précédent et avec moins d’erreurs.
Enfin, il ne faut pas oublier que la réalisation des objectifs ne s’évalue pas de façon subjective mais plutôt avec des données numériques mesurables et comparables.
